¿Y si casarse en España fueran solo unos pocos clicks?

Hace unos meses mi mujer y yo nos casamos por notaría. Tardamos seis meses desde que empezamos el trámite, debido al proceso que tienen actualmente, a los documentos que piden y al retraso que llevan acumulado por no trabajar (estar en remoto) durante la pandemia.

Durante esos meses me planteé, ¿Cómo sería este proceso si lo transformara digitalmente? ¿Cuál sería su mínima expresión? ¿Qué tendría que cambiar el Estado para que esta visión sucediera?

Proceso actual

Si queréis casaros por el Registro Civil de Madrid, la espera es superior a un año y medio. El gobierno aprobó una ley que permite a los notarios hacer tanto el expediente como celebrar el matrimonio desde el 30 de abril de 2021. Decidimos casarnos por notaría ya que nos podíamos permitir el coste (unos 600€).

Realmente, lo que el gobierno está haciendo es externalizar el problema, ya que el registro civil está congestionado. No están resolviendo la causa raíz. Unos dirán que hacen falta más funcionarios. Yo planteo en este artículo que hace falta transformarlo digitalmente de abajo a arriba.

Os cuento el proceso que nosotros seguimos en Madrid, que sirve como ejemplo de las ineficiencias del proceso actual.

Solicitar la asignación de notario

En la web del Colegio Notarial de Madrid tienes los detalles. Los pasos son:

1. Descargar un fichero Excel, rellenárnolo con los datos de los contrayentes (nombre, apellidos, estado civil, fecha nacimiento, nacionalidad, número de DNI o Pasaporte, domicilio, población, código postal) y de contacto (domicilio para tramitación expediente, email, teléfono), firmarlo ambos y generar un archivo PDF.
2. Enviar un email con el PDF anterior, un PDF de ambos DNIs/NIEs/Pasaportes y un PDF del certificado de empadronamiento de donde se vaya a tramitar el expediente con antiguedad máxima de tres meses.
3. El Colegio Notarial os asigna un notario en un par de días, y tenéis que contactarle para realizar el expediente matrimonial. Solo se puede hacer este paso con ese notario. A nuestro notario no le llegó el aviso, y luego la persona de la notaría estuvo de vacaciones dos semanas, así que no pudimos avanzar hasta tres semanas después.

Tardamos un mes desde que enviamos el email hasta que la notaría nos empezó a responder.

Realizar el Expediente Matrimonial

Debéis conseguir los siguientes documentos, y mandárselos por email a la notaría:

• DNI/NIE/Pasaporte
• Documento que se rellena con los datos personales (domicilio, profesión, estado civil actual)
• Certificado literal de nacimiento. Lo podéis descargar en la web del Ministerio de Justicia si tienes tu certificado digital y eres español de nacimiento.  Si eres nacionalizado, tienes que pedir el certificado online y te llega semanas o meses después por correo postal. El Registro Civil Único estaba saturado y a mi mujer le tardó en llegar cuatros meses y medio. Como no dan seguimiento, lo pedimos cuatro veces con distintos datos del libro de registro, y nos llegaron cuatro certificados.
• Certificado histórico de empadronamiento, de los últimos dos años. Es un documento con todo tu historial del padrón. El certificado histórico no se puede conseguir en la web. Hay que ir a una Oficina de Atención a la Ciudadanía de Madrid pidiendo cita previa. Nos dieron cita previa para tres semanas después.
• Fé de vida y soltería. Es un documento firmado por un funcionario en el que dice que estás vivo y estás soltero o divorciado. No se puede conseguir en la web. Hay que pedir cita previa en la web del Registro Civil correspondiente. Nos dieron cita previa para dos meses después. Vas allí y lo único que haces es confirmar que estás vivo y soltero. He mirado hoy y no hay citas previas disponibles. Hay que entrar a primera hora del día para coger las citas que van abriendo para varios meses después.
• Certificado de Antecedentes Penales. Es un documento que resume tus antecedentes penales. Se pide para impedir el matrimonio si uno de los conyugentes ha matado a la ex-pareja del otro cónyuge. Esa condición es de 1889 y está en el punto 3 artículo 47 del Código Civil. El certificado se puede descargar en la web del Ministerio de Justicia si tenéis el certificado digital. Hay que pagar una tasa de varios euros con tarjeta.

Tardamos cinco meses en conseguir todos los documentos, siendo el mayor culpable el Registro Civil Único con el Certificado literal de nacimiento que tardó cuatro meses y medio.

Tras mandarle el último documento y confirmarle si queríamos estar por gananciales o separación de bienes, la notaría nos dió cita una semana después. Fuimos con nuestros padres y allí nos hicieron un formulario sobre nosotros. Como dijo el notario, "es un paripé" para evitar un mínimo porcentaje de matrimonios de conveniencia o forzados.

Tras esto, ya tuvimos el expediente matrimonial aceptado. El coste de este paso fue de unos 400€ (390€ de la notaría más 10€ de los certificados de antecedentes penales).

Firma del Matrimonio

Este paso es sencillo y se puede hacer en el notario que quieras una semana después de la firma del expediente. Tenéis que ir los cónyuges con un testigo por cada lado. Simplemente os leen los tres artículos que regulan el matrimonio y firmáis la escritura. Tiene un coste de unos 160€ de la notaría. Si queréis que el notario se desplace o sea una celebración mayor, tendréis que pactar el precio con el notario.

Nuevo servicio pensado en el usuario

Todo el proceso actual se basa en procesos manuales de hace cientos de años. Te fuerza a ir de un ministerio a otro recopilando los documentos, esperando a que estén listos para entregarlos a otros ministerios. Obliga a los ciudadanos a ser recaderos de documentos que el propio Estado tiene. Obliga a hacer todos los checks a todo el mundo aunque solo sean relevantes para un pequeño porcentaje de los ciudadanos.

Todas las entidades públicas llevan gastadas decenas de miles de millones digitalizando sus procesos. Sin embargo, la pregunta que me planteo es:

¿Es la mejor estrategia digitalizar el mismo proceso sustituyendo un papel físico por un documento digital o es repensar el proceso de abajo a arriba usando los datos de los ciudadanos?

Digitalizar los documentos es una buena estrategia para dar el primer paso. Haces más eficiente la petición y generación de cada uno, consiguiendo que los tiempos se acorten y necesites menos personal. Es una estrategia fantástica para los primeros 5-10 años. El fallo que están cometiendo los diversos gobiernos públicos es quedarse en ese primer paso. Parece que todos están contentos con la situación actual.

La transformación digital real supone repensar desde cero los procesos para aportar mucho más valor reduciendo al mínimo el esfuerzo que se necesita. Debe ser una solución que escale, pensando en el resto de trámites y en las necesidades de los próximos 20 años.

En este trámite, podemos aportar más valor a los ciudadanos reduciendo los tiempos para poder casarse, reduciendo el esfuerzo y coste de recopilar los documentos, reduciendo el estrés cuando hay dudas y reduciendo el coste de casarse.

Por otro lado, podemos reducir muchísimo el esfuerzo. Haciendo unos cálculos rápidos:

• En un caso normal, cada pareja invierte unas 19 horas en los trámites para conseguir el expediente. Como hay unos 200.000 matrimonios al año, podemos estimar que cada año los ciudadanos invertimos el tiempo equivalente a 15 años para hacer esos trámites. A un coste-hora de unos 12€, eso son unos 46M€ al año en ineficiencia para los ciudadanos.
• Los funcionarios y el notario pueden invertir unas 7 horas por matrimonio siendo conservador, teniendo en cuenta los distintos papeles. Suponiendo un coste hora de 15€, nos saldría un tiempo equivalente a 5 años y 16M€. Si transformamos este trámite, podríamos ahorrar o invertir unos 500 funcionarios en otro lado.

Principios a seguir

Lo primero que debería fijarse el Estado son unos principios para diseñar los servicios digitales. Podrían ser, por ejemplo:

• Reutilizar la información que el Estado ya tiene, aunque el propietario sea otra entidad pública.
• Limitar la información extra que se pide, solo requiriendo ciertos documentos cuando sean necesarios.
• Interactuar con los ciudadanos con una solución multi-canal, siendo la web el método por defecto pero siempre permitiendo llamadas y consultas presenciales.
• Visibilizar el estado de cualquier trámite, ofreciendo a los ciudadanos una estimación de los plazos de resolución.
• Ser entendible, usable y accesible para cualquier ciudadano; ofreciendo textos claros, con explicaciones, accesibles a cualquier limitación o discapacidad y en el idioma que el ciudadano necesite.

Flujo del nuevo servicio

Con esos principios, podemos plantearnos un posible nuevo flujo para casarse.

1. Uno de los futuros cónyugues iniciaría el trámite en la web con su certificado digital, dando permiso a compartir su información con los funcionarios.
2. Invitaría al otro cónyugue. Esa persona aceptaría el trámite de matrimonio con su certificado digital, dando permiso a compartir su información con los funcionarios.
3. Con toda la información, la propia web comunicaría el siguiente paso:
   a) Si hay alguna incompatibilidad en función de la ley en vigor, la propia web comunicaría el problema de forma clara.
   b) Si hace falta aportar algún documento, aclarar algún tema o corregir alguna información desactualizada, se generaría una cita con el departamento correspondiente. La web dejaría claro qué temas son los pendientes.
   c) Si hace falta validar que sea un matrimonio real, se pediría datos de los testigos y se generaría una cita con el departamento correspondiente.
   d) En caso de que todo fuera correcto, se daría el expediente matrimonial por aprobado.
4. Una vez todo esté correcto y los cónyugues hayan decidido dónde quieren casarse, darían acceso al expediente a ese ayuntamiento, y elegirían la fecha de boda a través de la propia web.

¿Qué tiene qué pasar para que este flujo pueda ser real?

Hay muchas hipótesis que deben cumplirse para llegar a esta visión:

• El Estado debe tener una arquitectura de datos que permita juntar información de las personas de distintas bases de datos. Debe estar claro donde está la información master.
• Debe construir o iterar una solución de autenticación y permisos, para que se puedan compartir trámites con otras personas o empresas (e.g. cónyugue, co-propietario, socios), funcionarios, abogados, notarios, etc.
• Debe programar las leyes cuyos servicios vayan a digitalizar. Debe conectar correctamente la información de las personas con las leyes (reglas de negocio). Lo debe hacer de una manera muy segura (los tests serán claves) y versionada (las leyes cambian y podrían aplicar distintas versiones a cada persona).
• Debe construir una solución que se integre fácilmente con el resto de organismos públicos (comunidades, ayuntamientos...), posiblemente definiendo estándares y APIs comunes (e.g. scheduling de citas).
• Y lo más importante de todo, debe conseguir hacer un cambio cultural en cada uno de los departamentos involucrados. Habrá que construir una visión común. Deberán estar todos alineados. La resistencia al cambio será muy fuerte.

A estas alturas ya estaréis pensando que hablo de ciencia ficción. Nunca jamás sucederá esto o algo parecido. El Estado tiene demasiada herencia. Un cambio de este estilo es demasiado disruptivo. Dejaríamos de necesitar a cientos de miles de funcionarios que solo se dedican a mover papeles, y eso no se permitirá por parte de los sindicatos. Las peleas entre administraciones y ministerios lo impedirán. Los políticos no saben de transformación digital ni tienen visión a 20 años. Hay demasiado interés por parte de Indra y otras consultoras porque esto no suceda. Hay muchas razones para que no vaya a suceder.

La realidad es que esta visión ya está sucediendo en otros países como Estonia, Reino Unido o Estados Unidos. ¿Por qué en España no puede suceder? ¿Por qué no lideramos esta transformación digital? ¿Qué tenemos que hacer para convencer, o exigir de forma efectiva, a los gobernantes que inviertan en una transformación digital real del Estado?

Mientras, yo sigo soñando... ¿y si los trámites con el Estado fueran solo unos pocos clicks?